Många företag samlar in värdefull feedback i sina medarbetarundersökningar – men misslyckas med att omvandla den till konkreta resultat. I det här inlägget går vi igenom hur ni gör undersökningen till ett kraftfullt verktyg för engagemang och verksamhetsutveckling.
Som arbetsgivare har man ett stort ansvar för den sociala arbetsmiljön. Arbetsmiljöverket kallar detta organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA) och fokuserar främst på ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling (arbetsmiljöverket). Ett vanligt sätt att mäta och sätta upp mål inom OSA är genom medarbetarundersökningar.
Med denna 5-stegs process kommer ni garanterat se ett förbättrat resultat av era medarbetarundersökningar:
1. Kommunicera innan ni börjar undersöka
Tydlighet bygger förtroende och ökar svarsfrekvensen
För att få en lyckad medarbetarundersökning påbörjas arbetet innan undersökningen gått ut. Medarbetare och chefer behöver bli tydligt informerade om undersökningen, varför den utförs och vilka som utför den. Det behöver även tydligt framgå om undersökningen är anonym eller inte. Om ni inte kommunicerar detta tydligt innan undersökningen går ut riskerar svarsfrekvensen att sjunka.
Men viktigast av allt är att ni kommunicerar varför medarbetarundersökningen utförs. Att som arbetsgivarrepresentanter inte ta initiativet och forma narrativet kring undersökningen löper ni risken att medarbetarna hittar på egna orsaker till varför undersökningen kommer just nu. Det kan i vissa fall vara positivt, men risken är stor att tolkningen blir negativ – allt nytt tenderar att väcka osäkerhet.
Om ni tar initiativet och berättar varför ni arbetar med medarbetarundersökningar har ni även ett ypperligt tillfälle att belysa att medarbetares arbetssituation och trivsel är en prioriterad fråga på företaget.
2. Tydlig ansvarsfördelning för åtgärder och uppföljning
Utsedda ansvariga driver arbetet framåt
Innan ni utför en medarbetarundersökning är det viktigt att ni bestämt vem/vilka som är ansvariga för att ta hand om informationen som kommer fram i undersökningen. Det klassiska ordspråket ”allas ansvar – ingens ansvar” är tyvärr alltför vanligt i detta sammanhang. Det är en fin tanke att alla ska ta ansvar för arbetsmiljön, vilket även stämmer och utgör en grundprincip i allt arbetsmiljöarbete. Det blir emellertid problematiskt när man arbetar med en riktad insats som en medarbetarundersökning.
För att inte fastna i en företagsövergripande prokrastinering, bestäm innan vem som ansvarar för vad. Ibland behöver det inte vara mer komplicerat än att man delar upp det på olika avdelningar och tillhörande chefer. För att detta ska lyckas behöver cheferna tydligt förstå vad ansvaret innebär på just er arbetsplats. Upplägget kan exempelvis se ut såhär:
1. Utför en workshop i avdelningen där ni går djupare in på resultatet
2. Ta fram en riktad åtgärdsplan med tydliga mål och deadlines
3. Träffa avdelningen varannan vecka och stäm av hur ni ligger till – fungerar åtgärderna som tänkt? Om inte, justera planen och testa nytt. Den första lösningen är sällan den bästa.
Med tydligt ägarskap för uppföljning och åtgärder kommer ni att komma långt, men det kommer inte av sig självt.
3. Fokusera på att förstå vad siffran säger, inte siffran i sig
Bakom varje siffra finns en berättelse
Stirra er inte blinda på siffror – de är bara indikatorer på underliggande orsaker, inte orsakerna i sig. Tänk att det bakom varje siffra finns en berättelse ni vill höra. Med detta i åtanke kan ni på ett effektivare och mer nyanserat sätt analysera och arbeta med ert resultat.
Så hur går ni då tillväga för att närma er det underliggande problemet?
Ni frågar. Tyvärr finns det inga genvägar eller mirakulösa metoder att använda sig av. Ni behöver facilitera en öppen, ödmjuk och ärlig dialog där medarbetare faktiskt vågar diskutera öppet och kritisera utan att ni (arbetsgivare) går i försvar.
Använd er av öppna frågor (frågor som man inte kan svara Ja/nej på, exempelvis ”Vad tycker du fungerar bra i samarbetet i ditt team? = öppen” istället för “Är du nöjd med samarbetet i ditt team?”). Öppna frågor tillåter medarbetarna att utförligt berätta vad som påverkar deras upplevelse.
För en framgångsrik dialog är det viktigt att alla arbetsgivarrepresentanter förstår att de endast är där för att lyssna och skapa dialog, inte försvara. Det är nästan mirakulöst hur många problem som kan lösas av att folk bara känner sig lyssnade på. I stället för att ifrågasätta, fråga mer för att förstå, exempelvis ”kan du utveckla mer vad du menar?” eller ”jag vill verkligen förstå vart du kommer ifrån, kan du ge mig ett exempel?”. Försök få konkreta exempel på åsikterna som kommer fram, då är det enklare att forma effektiva åtgärder som faktiskt kan göra skillnad.
4. Gör en plan för återkoppling, och håll er till den
Snabb återkoppling stärker engagemanget
Om det dröjer veckor eller månader innan resultaten återkopplas till medarbetarna, känns undersökningen snabbt irrelevant. Det underminerar snabbt förtroendet för hela processen. Med hjälp av processen beskriven i steg 2 & 3 blir inte detta ett problem – så länge ni faktiskt håller er till det.
5. Undersökningar är startpunkten, inte slutprodukten
Kontinuerlig dialog skapar verklig förändring
Undersökningar ses ibland som ett engångstillfälle för feedback, snarare än som startpunkten för en pågående dialog mellan medarbetare och ledning. Utan uppföljande samtal dör engagemanget.
En undersökning kommer väcka frågor och har potentialen att få medarbetare att vända på stenar som de inte reflekterat över tidigare. Utan tydliga åtgärdsplaner (steg 2) och uppföljande samtal (steg 3) löper ni risken att undersökningen gör mer skada än nytta. För varje fråga medarbetarna svarar på i undersökningen skapas nämligen en förväntan på att något faktiskt ska göras. Detta är inget att vara orolig för när ni följer denna eller en liknande process. Då kommer ni i stället att få flera konkreta åtgärder som förbättrar medarbetarnas arbetsmiljö, ökar motivationen och engagemanget – och i förlängningen stärker verksamhetens resultat. Värdet av en väl utförd medarbetarundersökning och process kring det kan göra fantastisk skillnad för företaget – men som allt bra här i livet, kommer det inte gratis.
Avslutningsvis rekommenderar vi att ni fokuserar på enskilda och tydligt avskilda åtgärder en i taget. Organisationer försöker ofta göra för mycket på en gång eller sätter diffusa mål (“förbättra kommunikationen”). Det gör det svårt att följa upp och se effekt samt skapar ett underväldigande resultat utifrån de förväntningar som skapades när undersökningen genomfördes. Lägg hellre krutet på ett fåtal åtgärder i taget, mät resultatet och återkom till andra viktiga frågor. Vi har till exempel sett hur ett företag som började med små, avgränsade förbättringar i sina team fick betydligt högre engagemang redan vid nästkommande undersökning.
Genom att förbereda, fördela ansvar, analysera klokt och följa upp konsekvent kan ni omvandla medarbetarundersökningar från rutin till resultat.
Vill ni ha hjälp att komma igång – eller ta nästa steg – i ert arbete med medarbetarundersökningar? Kontakta oss på TeamFeel, så ser vi till att det blir den framgångssaga ni förtjänar. Här kan ni även läsa mer om våra medarbetarundersökningar och hur vi hjälper företag.
1 comment